1、考虑年会活动的举办所在地

一般来说，大多数的企业都会选择在当地所在处举办，一方面是为了便于来做好各项安排；另一方面是为了省钱省事。而且年会的举办一般会选择大型的酒店会场或会展中心，或以是一些大型的演唱会场地，当然，能提供很大的会场与提供吃饭的地方的话，这就是年会场地的最佳选择地了。

2、考虑举办场地的知名度

当仔细观察与分析就会发现，国内挑选比较高频率的会议举办地，一般都是高知名度的旅游地或国外的热门城市（如泰国，巴厘岛，澳门，新加坡，韩国，日本等等这些既可以玩又消费不高的国家），当然，这和参加者的个人行为有关。一般国内参加的费用是由单位来支付的，会通过免费旅游的机会来选一些高知名度的旅游地或国际城市。但年会的举办地方一般会在室内来举行，目的在于对一年工作的总结，对下一年工作的安排，规划以及期望等等。

3、年会场地的规模

一般情况下，年会都是由公司自己的人员参与的，但很多领导正常都会邀请一些比较大的客户或者是代理商来参加年会。所以在年会场地策划的时候需要在保证全员参与的情况下多预留出一些位置，避免后面出现位置不够的尴尬境地。当然也不能预留出太多的位置。因为一旦在举办年会的时候出现太多空位置的情况也会对公司本身产生影响，也很容易造成浪费，而且看起来也会比较空旷没有格调。如果我们包的是半个场地的情况下，一定要让酒店方把两个场地隔开。这点就是回避出现位置太空旷的情况。

4、年会传递到硬件设施

现场的硬件措施将直接影响到年会的质量，一个年会硬件设施都不能够完善的话，对于年会所能起到的调节作用将会变得非常的差和小。也会给组织人员和参加人员造成不便的麻烦，尤其是像年会场地的停车数量，舞台大小，音响的好坏，餐饮的口味等等大大小小的事项都将会直接影响到年会的效果。要是年会场地没有的东西还要我们自己购买的话，将又会造成一笔不必要的开支。既琐碎又费事费力，所以这点上还是建议可以寻求活动策划的公司的协助。

5、需要提前做好预算方案

一年一次年会的举行，虽然说能花费不少的钱，但这也算是对员工的一种奖励，光是酬劳员工吃饭还是远远不够的，还需要做其他事情，比如年会上各种奖励与抽奖，还有在年会上，发给员工的红包，因年会的举办大多都是在年末时刻，所以在这个时候发红包就相当于是发压岁钱，以示对员工一年来辛勤劳作的鼓励。考虑到年会举办地时，是需要考虑到方方面面的例如：交通路线、安全、年会设施、服务质量等因素，因年会是需要吃饭的，因此，准备的晚餐最好能满足参与者的需求。最好是一个套餐或是一个自助餐式的这个是最多年会上采用的餐饮方式。